Autor: Iván Pérez. Socio Director de Retail Business MC

En nuestra experiencia de consultoría, nos hemos dado cuenta de que existe la duda en las empresas sobre cuáles son las características de un producto para definir si el proveedor debe entregar en cada tienda, o por medio del centro de distribución.

No hay una respuesta contundente ni perfecta. Hay algunos productos que es claro que deben manejarse por medio de uno o varios centros de distribución y otros que no. Depende de varios factores que vamos a enumerar a continuación.

Cada negocio que vende productos necesita una forma efectiva para manejar su inventario, desde empresas pequeñas hasta multinacionales. Cualquier decisión afecta la gestión del inventario y tendrá un amplio impacto en la forma de operar del negocio.

CENTRALIZACION

Si manejamos los productos por medio del centro de distribución, tenemos un ahorro de espacio y un control centralizado de los inventarios, aunque esto implique tener que realizar recorridos largos y costosos y todo lo que ello implica.

Las ventajas de la centralización son:

• Un manejo más eficiente de los productos, ya que las tareas se distribuyen mejor entre el personal.
• Existe una especialización de cada colaborador y se pueden subdividir las formas de recibir y preparar la mercadería, así como la frecuencia de entrega dependiendo de las características de los productos.
• Se cuenta con una mejor inspección tanto al ingreso como en la salida del centro de distribución.
• Se necesita menos personal en el total de la empresa para realizar las tareas de recibir, almacenar y despachar los productos.
• Se hace un uso optimo de los espacios, principalmente de almacenamiento en cada una de las sucursales.
• La recepción se puede realizar mas eficiente al recibir en pallet o tarimas completos de cada producto.
• Mejor respuesta antes cambios en la demanda. El efecto Latico o que en ingles se denomina Bullwhip. Se reduce el riesgo de faltantes o excesos.
• Las personas que toman decisiones tienen una visión global de la empresa. Además, cuentan con un mejor entrenamiento y se especializan en sus funciones y aumentan sus habilidades diarias.
• Se elimina la duplicidad de esfuerzos y se reducen los costos operativos de recibir producto de tienda en tienda

Las desventajas de la centralización son:

• Al existir un mayor numero de personas involucradas, crece la posibilidad de cometer errores o distorsiones en el proceso.
• Las líneas de comunicación mas distanciadas ocasionan demoras y un mayor costo en las operaciones.
• El personal que toma decisiones centralizadas tiene poco contacto con las personas o las situaciones especiales de cada sucursal.

Que productos se pueden centralizar.

• Productos que se manejan en grandes volúmenes.
• Productos repetitivos a lo largo del tiempo.
• Cuando existan una gran cantidad de sucursales que se encuentran a grandes distancias.
• Todos los productos importados, que requieren un proceso de desaduanaje.

DESCENTRALIZACION

El grado de descentralización depende de las tendencias económicas y políticas del país, la filosofía de la empresa, el tipo de negocio, el tamaño de la organización, niveles de confianza en los colaboradores, así como la disponibilidad de información para la toma de decisiones.

Cuanto mayor es el numero de decisiones tomadas en los niveles inferiores o en cada sucursal, mayor será el grado de descentralización.

Ventajas de la descentralización.

• Disminución de atrasos al generar la orden de compra por consultas o dudas que hay que realizar a cada sucursal.
• Permite mejorar la calidad de las decisiones, reduciendo el exceso de trabajo de la alta jerarquía por decisiones.
• Se puede reducir la cantidad de papelería y documentación en oficinas centrales.
• Al tener mayor autonomía para tomar decisiones en cada sucursal, se pueden reducir los gastos de coordinación.
• Mayor relación proveedor y sucursal. Mejor coordinación de actividades y promociones. Especialmente cuando hay diferencias culturales o demográficas entre las regiones.

Desventajas de la descentralización

• Se corre el riesgo que las decisiones sean diferentes y hasta divergentes entre las sucursales.
• Se pierde la especialización del personal, al tener personal con múltiples funciones en cada sucursal.
• Se necesita tener más equipo y herramientas en total de la organización, al tener un equipo por cada sucursal.
• Se necesita mantener una constante capacitación al personal que toma decisiones.
• Congestionamiento del área de recibo en cada sucursal. Gran cantidad de vehículos esperando entregar.
• Mayor cantidad de papelería y procesos contables para procesar las facturas de proveedores por sucursal.

Que productos se pueden descentralizar.

• Productos de rápido vencimiento. Lácteos, Frutas, Periódicos o diarios.
• Productos cuyos proveedores tiene la capacidad logística de hacer visitas diarias o responder de forma eficiente ante cambios de demanda.
• Productos regionales o especializados para una sucursal. Ya sea por ubicación geográfica o por un cliente especifico.
• Productos que requieran un trato especial en el manejo y en transporte.
• Productos donde el proveedor participe en el proceso de desempaque y exhibición.
• Productos donde el proveedor tenga una participación grande en el pronostico y toma de decisión de las cantidades.

Los indicadores que se pueden utilizar para determinar si la decisión de centralizar o descentralizar es la adecuada son:

• Nivel de faltantes en góndola.
• Costo total de logística como porcentaje de las ventas.
• Días de inventario y rotación de inventario total empresa.
• Nivel de congestionamiento de transporte en las áreas de recepción tanto de tiendas como de centro de distribución.
• Cantidad de personal total de logística en total organización.
• Lead Time o tiempo de espera entre que se genera la orden y se tiene el producto disponible en la tienda.

Las empresas se tienen que adaptar a la situación particular de sus proveedores y productos para determinar cuando centralizar o descentralizar un producto o proveedor. Algunas veces se encuentra en base a prueba y error hasta que por un proceso de mejora continua se obtiene el punto óptimo.

No hay una receta completa y exacta, hay muchos factores que influyen en la decisión, tanto culturales, complejidad del país, económicos, infraestructura, costos, etc.